Cách đàm phán để có mối quan hệ tốt

“Hầu hết mọi thứ đều có thể thương lượng.”

Đây là câu nói của Herb Cohen, một chuyên gia đàm phán người Mỹ. Khi nhắc đến đàm phán, hầu hết mọi người sẽ dễ nghĩ đến một cuộc chiến căng thẳng và ngột ngạt về các vấn đề quan trọng như đàm phán quốc tế và đàm phán tiền lương. Tuy nhiên, đàm phán không phải nhiệm vụ đặc biệt chỉ dành cho các nhà ngoại giao hay doanh nhân thôi đâu. Thu hẹp sự khác biệt về quan điểm như thương lượng giá sản phẩm ở chợ, quyết định thực đơn bữa trưa với đồng nghiệp, chia sẻ việc nhà với các thành viên trong gia đình hoặc quyết định số tiền tiêu vặt cho con cái là một kiểu đàm phán. Ngay cả khi chúng ta không ngồi đối mặt với ai đó một cách chính thức nhưng giống như Herb Cohen đã nói, cuộc sống hàng ngày là một chuỗi các cuộc đàm phán.

Xung đột sẽ không tồn tại trên đời nếu mọi người có thể tự thỏa mãn bất cứ điều gì mình muốn hoặc nếu nhu cầu của cả hai bên luôn nhất quán. Tuy nhiên thực tế là có rất nhiều việc khó có thể tự mình giải quyết, và có nhiều trường hợp không bên nào dễ dàng lùi bước khi gặp ý kiến​​trái chiều. Đây là lý do chúng ta cần đối thoại và thỏa hiệp để đi đến thỏa thuận thân thiện cho những xung đột lớn nhỏ đang không ngừng xảy ra trong cuộc sống của chúng ta.

Đàm phán còn quan trọng hơn trong một mối quan hệ gần gũi, vì dù chỉ là một hành động nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến nhau. Khi một tình huống có thể dẫn đến xung đột được giải quyết êm đẹp thông qua trò chuyện và thỏa hiệp, thì sự tin tưởng lẫn nhau sẽ được thêm lên, rồi sau đó là sự thỏa mãn. Hãy học cách thương lượng và sử dụng trong những thời điểm cần thiết.

Biểu hiện cảm xúc tiêu cực là điều khiến việc thỏa hiệp trở nên khó khăn

Mọi người có những cách suy nghĩ và hành động khác nhau ngay cả trong cùng một tình huống, và họ có lý do riêng cho điều đó. Nếu bạn xem nhẹ điều này và luôn nghĩ rằng mình đúng còn người kia sai thì sẽ rất dễ nảy sinh cảm xúc tiêu cực. Vậy nên hầu hết mọi người đều nghĩ rằng “tức giận là hợp lý” về những vấn đề vượt quá lẽ thường của họ. Ngoài ra, nếu gặp bất lợi hoặc bị đánh bại trong cuộc đối đầu với ai đó, phần lớn mọi người sẽ càng thúc đẩy mạnh lý lẽ của mình. Điều này cũng dẫn đến khả năng đối xử vô cảm với đối phương.

Thể hiện cảm xúc tiêu cực như không hài lòng, bực bội và giận dữ là trở ngại lớn nhất trong đàm phán. Khi thiên về cảm xúc, bạn sẽ mất bình tĩnh, không thể truyền tải những gì bạn muốn và có thể dẫn đến tranh cãi khi bạn cao giọng và nói những lời kích động đối phương. Nếu điều đó xảy ra, cuộc đàm phán sẽ chấm dứt bởi việc làm tổn thương nhau thay vì đạt được mục đích ban đầu.

Khi đối phương nổi giận hoặc trở nên quá đáng, việc ăn miếng trả miếng là vô ích và thiếu khôn ngoan. Tuy nhiên, nếu bạn nhượng bộ những yêu cầu vô lý để đối phương cảm thấy vui vẻ, né tránh vấn đề hay che đậy vấn đề, bạn có thể gây ra sự bối rối và xung đột lớn hơn sau này. Khi đối phương tức giận, tốt hơn hết bạn nên tôn trọng cảm xúc của họ, giúp họ bình tĩnh lại rồi giải thích điều bạn cảm thấy thất vọng một cách bình tĩnh và thành thật. Điều quan trọng là bạn cần phân biệt được con người và vấn đề. Bạn nên bày tỏ suy nghĩ của mình về đề xuất hoặc chương trình làm việc của người khác, nhưng không nên phán xét hay chỉ trích tính cách hoặc khả năng tư duy của họ.

Khi vợ/chồng thất hứa

“Anh/em là người ích kỷ, chẳng quan tâm gì đến lời mình đã hứa.” (Không tốt)
“Anh/em buồn khi em/anh không giữ lời hứa của mình.” (Tốt)

Khi con quấy rầy để bạn mua cho chúng món đồ đắt tiền

“Đừng nói những lời vô ích nữa.” “Con có biết suy nghĩ không?” (Không tốt)
“Bố/mẹ rất xin lỗi vì không thể mua mọi thứ mà con muốn.” (Tốt)

Khi món bạn muốn ăn khác món người kia muốn

“Tôi sẽ không ăn món tôi không muốn!” “Không ngon đâu. Sao bạn lại muốn ăn cái đó?” (Không tốt)
“Bạn sẽ quyết định món chính, và tôi quyết định món tráng miệng nhé?” (Tốt)

Thấu hiểu “mong muốn” ẩn sau “nhu cầu”

Bạn cần phải truyền đạt mong muốn của mình một cách hợp lý để đạt được thỏa thuận thân thiện, nhưng điều quan trọng hơn cả là hiểu nhu cầu của đối phương. Cũng giống như một phần của tảng băng bạn nhìn thấy không phải là toàn bộ, việc suy nghĩ “Vì sao anh ấy đưa ra yêu cầu như vậy?” và hiểu được nhu cầu cơ bản đằng sau thì phạm vi giải quyết vấn đề sẽ được mở rộng. Điều này là do ngay cả khi khó chấp nhận yêu cầu của người kia thì bạn vẫn có thể tìm cách khác để thỏa mãn nhu cầu đó.

Để thực sự biết đối phương muốn gì, bạn cần đặt những câu hỏi phù hợp và lắng nghe cẩn thận. Chúng ta thường bỏ qua điều đối phương yêu cầu, hay đôi khi chúng ta nói bằng giả định rằng người kia biết những điều mà chúng ta biết. Xung đột thường nảy sinh do thiếu sự giao tiếp. Do đó, bạn có thể dễ dàng tìm ra giải pháp khi chú ý đến lời nói của người đối phương. Tuy nhiên, hãy lưu ý khi sử dụng các biểu hiện như “Tại sao?” “Để làm gì?” bởi điều này có thể khiến đối phương hiểu lầm rằng bạn không muốn đáp ứng yêu cầu của họ.

Tại một cơ sở giáo dục quản lý ở Hàn Quốc, các sinh viên trong lớp học đàm phán được chia thành hai nhóm: một nhóm từ chối bằng cách bác bỏ ý kiến của đối phương, và nhóm còn lại từ chối đề xuất của đối phương sau khi bày tỏ sự đồng tình với ý kiến của họ. Sau đó, những người bị từ chối đề xuất được hỏi về mức độ hài lòng với kết quả đàm phán. Mặc dù hai bên đều bị từ chối, nhưng nhóm được đồng cảm đã bày tỏ sự hài lòng với cuộc đàm phán.

Bày tỏ sự đồng cảm với lời của đối phương là điều quan trọng. Một khi sợi dây đồng cảm được tạo ra, hai bạn sẽ không còn là kẻ thù mà là đối tác để cùng nhau giải quyết vấn đề. Nhìn chung, mọi người cảm thấy nhẹ nhõm và thậm chí thấy hài lòng với việc đối phương hiểu rõ cảm xúc và nhu cầu của họ. Thế nên ngay cả khi không thể đáp ứng nhu cầu của người kia, nếu bạn thể hiện sự đồng cảm với mong muốn của họ, bạn vẫn có thể giữ một tâm trí cởi mở và trò chuyện.

Khi trẻ em không chịu đánh răng

Trẻ em không thể giải thích một cách logic lý do chúng không thích đánh răng. Nhìn bề ngoài như thể trẻ em không thích đánh răng nhưng trên thực tế, chúng có thể không thích vị cay của kem đánh răng hoặc cách bố mẹ bắt ép đánh răng. Bạn cần đặt câu hỏi theo cách trẻ có thể hiểu được. Tìm ra lý do rồi, bạn cần phải thừa nhận cảm xúc của chúng và bày tỏ sự đồng cảm với chúng. Hãy lấy kem đánh răng có hương vị trái cây hoặc bàn chải đánh răng có hình nhân vật yêu thích của trẻ làm món quà để giảm bớt sự kháng cự khi trẻ đánh răng và khen ngợi khi trẻ tự đánh răng.

Vợ mở rèm để đón ánh sáng mặt trời nhưng chồng thì muốn đóng lại

Người vợ giải thích lý do cô mở rèm và hỏi chồng lý do anh ấy muốn đóng lại. Phải có lý do cho việc người chồng muốn đóng rèm, chẳng hạn như vì anh ấy không thể thấy màn hình TV, hoặc anh ấy muốn ngủ một giấc, hoặc anh không muốn người bên ngoài nhìn vào trong nhà. Khi chồng bạn giải thích lý do, hãy bày tỏ sự đồng cảm và cố gắng tìm cách thỏa mãn nhu cầu của nhau. Bạn có thể gợi ý một giải pháp khác như đóng rèm vừa đủ để TV ở phần bóng tối, hoặc đeo mặt nạ ngủ cho chồng hoặc đóng rèm sau một khoảng thời gian nhất định.

Đàm phán thành công để duy trì tốt mối quan hệ

Kết quả của cuộc đàm phán được chia thành ba loại chính. Một là không bên nào hài lòng, hai là chỉ một bên hài lòng, cuối cùng là cả hai bên đều cảm thấy hài lòng và mong chờ bước tiếp theo. Kết quả lý tưởng nhất chắc chắn là đôi bên đều thấy hài lòng.

Để đạt được kết quả thành công làm hài lòng cả đôi bên, cuộc đàm phán nên tập trung vào mối quan hệ hơn là lợi ích. Cuộc thương lượng tập trung vào việc thắng – thua, xem bên nào được lợi ích trước mắt nhiều nhất sẽ khó có kết quả tốt. Ngoài ra, ngay cả khi một bên được hưởng lợi, nếu điều đó làm tổn hại đến mối quan hệ thì đó sẽ là một thất bại về lâu dài.

Hầu hết mọi người nghĩ rằng một kế hoạch công phu và tài hùng biện là yếu tố cần thiết cho một thỏa thuận suôn sẻ. Tuy nhiên, yếu tố quyết định thành bại của cuộc đối thoại chính là giọng điệu và thái độ. Bạn sẽ chỉ khiến đối phương đóng cửa tấm lòng nếu cứ thúc đẩy họ bằng logic hoặc đưa ra lý do khiến họ phải phục tùng để rồi dồn họ vào chân tường. Vậy nên bạn cần mở lòng đối phương cũng như tạo ra bầu không khí tốt bằng thái độ thân thiện và nhẹ nhàng.

Thay vì nghĩ “Làm thế nào tôi có thể đánh bại họ?”, chúng ta cần nghĩ “Làm sao để chúng ta hiểu nhau hơn, đạt được thỏa thuận thân thiện và duy trì được mối quan hệ tốt đẹp?” Cuộc đàm phán thành công chỉ khi bạn yêu cầu điều mình muốn và đối phương vẫn cảm thấy vui vẻ ngay cả khi mục tiêu của bạn đã đạt được. Trong một số trường hợp, việc xây dựng lòng tin và củng cố mối quan hệ ngay cả khi bạn phải chịu tổn thất ngay lúc đó là điều tốt. Bởi vì nếu mối quan hệ được vun đắp thông qua sự nhượng bộ và cuộc thỏa hiệp thích hợp, bạn sẽ có thể mong đợi kết quả tốt hơn trong cuộc đàm phán tiếp theo.

Kỹ thuật “Yes-but (Vâng, nhưng)” để đàm phán thành công

Mọi người thường tự nảy sinh cảm giác tiêu cực khi nghe thấy câu trả lời bắt đầu bằng “Không” cho đề xuất của họ. Điều này khiến họ có cảm giác đối đầu hơn là chấp nhận cho dù lời giải thích sau đó có hợp lý đến đâu. Sử dụng “‘Yes-but (Vâng, nhưng)” thay vì “No-because (Không, bởi vì)” để có một cuộc trò chuyện tích cực và cởi mở, chẳng hạn như “Vâng, nhưng tôi nghĩ có thể theo cách này.”

Mối quan hệ càng gần gũi giống như gia đình, bạn sẽ càng cảm thấy thất vọng nếu đối phương có ý kiến ​​và mong muốn khác biệt. Tuy nhiên, những cuộc cãi vã thường nảy sinh từ thái độ phớt lờ hoặc phản bác đối phương hơn là sự khác biệt về quan điểm. Một gia đình gắn kết không phải gia đình không cần thỏa hiệp, mà là gia đình thừa nhận những khác biệt về quan điểm và mong muốn điều chỉnh chúng thông qua thỏa hiệp và trò chuyện.

Trên thực tế, không dễ dàng để bỏ đi những điều bạn vô cùng mong muốn hoặc những gì bạn cho là đúng. Tuy nhiên, vì không thể có được mọi thứ mình muốn nên bạn cần tập trung vào việc hợp tác hơn là cố chấp theo ý mình. Hãy cố gắng để có tâm trí tích cực và vui vẻ. Thay vì xem vấn đề như một trở ngại, nếu có thể, hãy khôn ngoan xử lý và xem nó như một cơ hội để tiến bộ. Dù mâu thuẫn có gay gắt đến đâu, nếu bạn thể hiện ý chí giải quyết vấn đề thông qua đối thoại và tạo cho gia đình niềm tin rằng mình vẫn tôn trọng và yêu thương họ, chắc chắn bạn sẽ tìm được thỏa thuận ổn thỏa cho cả hai bên.